Quem nunca sonhou em organizar a sua própria festa? Seja a comemoração do seu aniversário ou, quem sabe, de um parente muito próximo ou do seu melhor amigo. Em qualquer situação já sabemos que a diversão é garantida: amigos em volta da mesa com opiniões diversas e risadas livres, a confirmação dos parentes na divisão e execução das tarefas durante um grande almoço de domingo. Tudo muito fácil, não é mesmo? Mas este foi somente o primeiro passo, pois a incumbência da organização, controle dos afazeres e fechamento da festa é sua… parece bobagem, mas quem já passou por isso reconhece a responsabilidade.
E quando se trata da festa infantil do seu filho?
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Mil coisas passam pela sua cabeça, afinal, é um momento importante para você e para seu filho: a lista de convidados, o local do evento, os comes e bebes (contratar ou não) a música, a decoração… xiiiiii a decoração! E agora, qual será o tema: será sobre a animação que seu filho mais curte, sobre as cores que privilegiam a decoração do quarto do bebê, o time preferido do papai…? E não podemos deixar de citar sobre o tipo da comemoração: do primeiro ou terceiro chá de bebê, da celebração do primeiro ano, do segundo ano da sua princesinha ou do terceiro ano do seu super-herói; enfim, são tantos detalhes para se preocupar que a festa dos sonhos, no final das contas, pode se tornar em pesadelo.
De certa forma parece assustador, porém, como todo “meio” tem o seu fim e para todo meio e fim necessitam de um começo, o importante é começar com tranquilidade e traçar alguns objetivos para a realização da sua tão esperada festa:
Calma, muita calma:
Você mal começou a pensar sobre a festa e é capaz de ver parafusos soltos sobre a mesa. A palavra de ordem é relaxar! Não adianta pensar em várias coisas ao mesmo tempo e querer fazê-las da mesma maneira. Procure um lugar calmo, pode ser na sua sala, no jardim, no parque, etc., e liste todas as suas ideias (por mais simples que pareçam) ou, caso não tenha muita criatividade, peça ajuda a pessoas que estão na mesma empolgação que você: sua irmã (o), cunhada (o), mãe, pai, amigos. Anote o máximo de sugestões e depois separe as ideias mais próximas ao que você deseja. E o mais importante: a opinião do seu filho é a que conta!
Planejamento, eis a questão:
Planejar é um dos quesitos que requer muita atenção, pois exige disponibilidade de tempo, organização e comprometimento. É fato que organizar uma festa sozinha pode reduzir custos no orçamento, mas, em alguns casos, a falta de tempo e dedicação pode trazer futuras dores de cabeça acompanhadas do famoso chavão “o barato sai caro”. Nesta situação a sugestão é
contratar um consultor de eventos (conhecido também como assessor, organizador ou cerimonialista), que será responsável pelo planejamento do evento desde o início até o fim, dando todo o apoio necessário antes, durante e após a festa.
Orçar para economizar:
Controlar os gastos é a melhor maneira de organizar sua festa sem ter surpresas futuras. Anote todas as possíveis despesas, faça comparativos com outros fornecedores e, o mais importante, peça indicações de pessoas de sua confiança. Uma
sugestão é ter sempre um valor de reserva para alguma despesa extra que surja ao longo de sua organização (e acredite, ela surgirá).
O passo a passo:
Faça um cronograma, seguindo as premissas do evento.
- Lista dos convidados
- Data, localização da festa e horário.
- Tema da festa
- Decoração
- Convites
- Fornecedores e prestadores (buffet, decoradores, áudio & vídeo, recreadores, locações, fotógrafo, entre outros).
- Cardápio
- Lembrancinhas
- Entretenimento
- Som
- Vestimenta do aniversariante
- Papelaria, acessórios, artigos de decoração e utensílios domésticos (materiais indispensáveis no ambiente, dependendo do local escolhido).
- Programação da sua festa
- Check list
Na véspera é só alegria:
Se você concluiu o passo a passo não tenha dúvidas que ficará tranquilo na véspera, no máximo estará ansioso com o grande dia. Apenas por precaução cheque se está tudo em ordem com todos os envolvidos na organização, os horários de entrega, duração das montagens; assim, se houver algum imprevisto, terá tempo para encontrar a melhor solução.
Dica: Se você mora em apartamento faça uma lista de fornecedores e outra de convidados e entregue na portaria, deste modo os porteiros e seguranças terão total controle da entrada e saída destas pessoas e você não enfrentará uma corrida de obstáculos a cada chamado.
O grande dia:
Finalmente o grande dia! Acompanhe as montagens, os fornecedores e as pessoas que estão te ajudando na decoração da festa. Este controle dará total segurança para todos, principalmente a você. Termine o quanto antes para ter um tempo pra relaxar e se arrumar, pois você também será o centro das atenções, afinal, a festa é para o seu filho, mas os créditos da festa serão seus!
Importante: Tente seguir a programação da festa e não se esqueça de, no final, agradecer a cada convidado pela presença.
A festa acabou?
Depois de uma festa de sucesso, com muitos elogios e agradecimentos, agora é hora do fechamento: efetuar os últimos pagamentos, limpar o espaço (se não for um Buffet infantil) e enviar o email de agradecimento aos convidados. Tenha certeza que este “gostinho de quero mais”, trará satisfação a todos, principalmente pelas boas lembranças após a festa.