Ladrões do tempo | Hábitos que detonam sua produtividade

O post de hoje não é uma dica somente para empreendedores, mas para todas as pessoas e em todas as situações da vida profissional ou pessoal. Darei dicas para que você possa identificar os seus ladrões do tempo, ou seja, os seus hábitos que detonam sua produtividade sem que você perceba, tornando seu dia mais curto e dando aquela sensação de que não conseguiu fazer nada o dia todo.

Quantas vezes você já afirmou que precisava que seu dia fosse de 36 ou 48 horas para dar conta de tudo? Se essa é sua realidade a partir de agora você pode dar adeus a ela e se realizar com as 24 horas diárias que lhe cercam.

É importante salientar que cada rotina e pessoa atrai ladrões de tempo diferentes e você precisará exercitar seu cérebro para que identifique aqueles ladrões do tempo que não foram listados aqui. A melhor notícia é que após identificá-los ficará muito mais fácil se livrar desses hábitos e se tornar ainda mais produtivo.

No final do texto também dou dicas para organizar suas tarefas e compromissos, e como estipular prazos eficazes para realizar cada um deles.

Os principais ladrões do tempo:

Celular

Aposto que você não ficou nem um pouco surpreso, afinal os smartphones estão sugando pelo menos 2 horas do seu horário comercial. E nem estamos falando de telefonemas, mas de jogos e aplicativos que cismam em buzinar ou tremer seu aparelho tomando sua atenção e roubando sua concentração.

Se está em uma reunião de trabalho, escrevendo um post  ou mesmo em um momento de lazer com sua família ou amigos, a dica é desligar seu aparelho. Os recados do WhatsApp podem esperar e nem todo jantar precisa ser interrompido para uma selfie para o Facebook e Instagram (para ser honesta eu defendo que NENHUM jantar pode ser interrompido para uma selfie, curta o momento ao vivo, esteja 100% presente e deixe o virtual para os momentos de ócio, estou cansada de observar pessoas que nem se olham durante um passeio, somente digitam e depois se abraçam e sorriem para uma selfie que será exibida no Facebook como um momento divertido da sua vida, não seria muito melhor olharem e sorriem um para o outro tornando o passeio um momento realmente divertido e prazeroso? Pronto, desabafei!).

Interrupções para atender telefonemas

Telefonemas podem ser muito importantes, mas até para eles você deve reservar uma hora oportuna. Se está aguardando alguma ligação, deixe o telefone no vibra ou silencioso e observe o número chamador antes de atender. Acredite, quando você se propõem a trabalhar sem interrupções, sua produtividade aumentará e sobrará tempo para bater papo.

Se precisa ligar para clientes, fornecedores ou colaboradores, reserve um horário do dia para isso e se prepare antes de telefonar para que não perca tempo (e não faça o outro lado perder tempo também) procurando aquele número do protocolo.

Interrupções por colegas de escritório ou familiares

Se você trabalha em escritório, algumas vezes é interrompido por colegas de trabalho e acaba batendo um papo descontraído por mais tempo do que deveria. Seja educado e avise que poderá ajudar ou conversar em outro momento (se possível avise o horário).

Para o Home Office essa tarefa fica ainda mais complexa, pois você pode receber alguma visita surpresa e não quer ser indelicado. Infelizmente não há uma saída, senão a de avisar que está muito ocupado e que só poderá conversar em outro horário. Somente assim as pessoas se acostumarão com sua disciplina de trabalho e poderão escolher horários mais adequados para tomarem um café.

Conferir E-mail muitas vezes ao dia

Esse ladrão do tempo parece inofensivo, mas é responsável por muitas horas de seu dia. A cada toque de uma nova mensagem você para tudo e vai conferir o que chegou, não é mesmo? Na hora de retomar aquela tarefa precisará de alguns minutos para voltar ao ponto onde parou.

Acostume-se a manter os programas de e-mail fechados. Abra somente em alguns intervalos do dia para ler e responder a todos os e-mails que chegaram. A dica é abrir no máximo 4 vezes ao dia: No começo do expediente, 30 minutos antes do horário do almoço, no começo da tarde e 1 hora antes de encerrar o expediente.

Sites de notícias, sites pessoais, redes sociais…

É importante estar por dentro das principais notícias do dia, e até mesmo dar uma espiadinha nas redes sociais para conferir as novidades dos amigos, posts compartilhados entre outros artifícios que a Internet nos proporciona. Mas essa “navegadinha” pode lhe roubar horas e horas sem que você perceba, então a dica é reservar um período do dia para navegar, de preferência fora do horário comercial ou por poucos minutos na “pausa para o café”. O tempo deverá ser de acordo com sua necessidade ou com a quantidade de tarefas para o dia. Fique de olho no relógio e, para não sofrer tentações, desabilite os Feeds RSS nos horários de produtividade.

Pausa para o café

Não entenda mal, a pausa para o café é essencial para relaxar! Ao encerrar uma tarefa e antes de iniciar uma nova, ou quando está precisando de ar para voltar a se concentrar, pausar por alguns minutos trará mais clareza às suas ideias. A pausa para o café só se torna um problema quando rouba sua produtividade, ou seja, quando é frequente e duradoura.

Procrastinação

Essa divertida palavra é considerada uma grande vilã do tempo, simplesmente porque você acredita que ganhará tempo hoje resolvendo um problema amanhã, quando na verdade só está acumulando tarefas e resoluções. Não deixe para amanhã, resolva, decida e aja.

Aproveite para descobrir a razão pela qual você adia tanto essa ou aquela tarefa. Se for por dificuldade, a dica é desmembrá-la e resolver uma etapa por vez. Se for porque a considera chata ou maçante, reserve-a para o horário da manhã, quando geralmente somos mais produtivos e mais descansados. Se for por preguiça, é hora de rever suas prioridades e interromper esse vício de deixar para depois.

Perfeccionismo

Quando buscamos a perfeição, muitas vezes o resultado é um projeto que nunca acaba, ou que é jogado para o futuro devido à falta de tempo para o alto padrão de qualidade de estipulou para este. A qualidade é sim essencial para um bom trabalho, mas chegar a perfeição é praticamente impossível, toda revisão trará alterações (mesmo que sutis) e todo projeto poderá ser melhorado. Analise se o seu perfeccionismo não se tornou um ladrão do tempo deixando-o improdutivo. O equilíbrio é sempre a melhor opção.

Enfim com mais tempo, como organizar suas tarefas

Já parou para pensar quantas coisas você faz sem necessidade? Organizar suas tarefas é o último item porque depende da análise de todos os anteriores e esse exercício mental é, sem dúvidas, um dos mais difíceis, mas extremamente importante. Escreva em um papel todas as suas tarefas (inclua tudo que conseguir lembrar) e depois as organize em 4 tipos:

1.  O que eu faço e só eu posso fazer;
2.  O que eu faço hoje, mas posso delegar;
3.  O que eu gostaria de fazer, mas não faço por falta de tempo;
4.  O que eu faço, mas posso deixar de fazer.

 

Não vai ser nada fácil desapegar de algumas tarefas, mas quando você parar para organizar seu tempo descobrirá que perde algum tempo olhando e-mails mais do que deveria, ou então que aquela planilha que você preenche 200 vezes por dia pode ser preenchida somente 1 vez e com menos campos, pois alguns já se tornaram desnecessários.

Um exemplo pessoal: para brincar meus filhos pegam os brinquedos em um baú na sala e vão brincando e distribuindo pelo tapete. Essa bagunça sempre me incomodou e eu parava o que estava fazendo umas 4 vezes durante a tarde (pela manhã estão na escolinha) para guardar os brinquedos espalhados – claro que 5 minutos depois estavam pelo chão novamente. Além de não ser eficiente eu ficava frustrada porque minha sala não ficava mais do que 3 minutos organizada, até que me dei conta do tempo que eu perdia, afinal meus filhos estavam brincando de forma saudável e criativa. Hoje os brinquedos vão para o baú somente no final do dia. Ganhei pelo menos 20 minutos do meu dia e me livrei do sentimento de frustração por um trabalho em vão.

Outro grande benefício dessa organização de tarefa é descobrir que as tais 24 horas por dia são sim suficientes para você fazer tudo que gostaria, claro que não no mesmo dia, mas de acordo com suas importâncias você conseguirá realizar uma a uma.

Como organizar as prioridades

Muitas vezes não conseguimos realizar todas as tarefas que determinamos para aquele dia, ou até para aquele mês. Por mais que controlemos os ladrões do tempo alguns imprevistos podem acabar com a programação.

Então nada de jogar com a barriga ou “deixar para amanhã”, defina prazos para todas as suas obrigações e vontade. Minha dica é nunca deixar nada para depois, você tem 30 dias para resolver todas as suas pendências e sem procurar por desculpas (por mais convincentes que possam ser). Divida as obrigações pendentes em 3 tipos:

1. Prioridades de hoje
2. Prioridades da semana
3. Prioridades do mês

Nessas prioridades inclua compromissos profissionais e pessoais, como aquele futebol com amigos, o happy hour com as amigas, o teatro com os filhos…

 

Espero que tenham gostado das dicas e que elas sejam tão eficientes e eficazes para vocês como são para mim. Para dicas, sugestões e dúvidas, escreva um comentário alí no final do post, responderei com todo o carinho!

Beijos e muito sucesso para nós!